ヒューリックプロサーブ株式会社は、「個人情報保護方針」に基づき、取得した個人情報を次の通り取扱います。
1．直接書面以外で取得する個人情報の利用目的
当社が直接書面以外で取得する個人情報は、次のいずれかに該当する業務の目的で取得し、利用目的の範囲内で適正に取扱います。
| 個人情報 | 利用目的 |
|---|---|
| 受託個人情報 | 経理・人事総務等の事務関連受託業務 名刺作成等の受託業務 |
| お客さまからの個人情報 | 電話による不動産仲介会社の紹介 お問合せ、苦情等の対応のための業務 |
| 電話対応時の記録または録音 | 応対品質のサービス向上のため |
| 防犯カメラの映像 | 施設内状況の確認 |
2．開示対象個人情報の利用目的
当社が直接書面（ウェブサイト入力を含む）で取得する次に示す個人情報は、利用目的を通知し、同意を得た範囲内で取扱います。
| 個人情報 | 利用目的 |
|---|---|
| ヒューリックドリーム会会員と そのご家族の個人情報 |
ダイレクトメールの発送 メールマガジンの配信 当社の取引会社からの商品の発送 各種サービスの提供 |
| ヒューリックドリーム会未会員の お客さまの個人情報 |
ダイレクトメールの発送 当社の取引会社からの商品の発送 |
| ドリームインテリア倶楽部会員の お客さまの個人情報 |
提携会社からの商品発送 サービスの提供 |
| 住宅サービスデスクご利用の お客さまの個人情報 |
提携会社からの住宅等の紹介 サービスの提供 |
| ヒューリックプレミアムクラブ会員の 個人情報 |
ヒューリックプレミアムクラブの運営管理および会員管理 |
| 取引先・委託先の方の個人情報 | 当社との業務運営上の連絡 取引先および委託先の管理 |
| 当社に対するお問合わせ等の方の 個人情報 |
当社に対する問合わせ等への対応 |
| 当社従業者、退職者等の個人情報 | 人事管理、給与支払、福利厚生、労務管理、教育・研修等 |
| 当社への採用応募者の個人情報 | 採用選考の可否、面接等の連絡 |
3．個人情報の取扱いについて
- 当社は、取得した個人情報を上記1項および2項の利用目的の範囲内で正確、かつ、最新の状態を保つように努め、必要かつ適切な安全管理措置を講じます。
- 当社は、法令で認められている場合などを除き、本人の同意を得ることなく第三者に提供いたしません。
- 当社は、次のとおり共同利用する場合があります。
明示項目 内容 共同利用の利用目的 お客さまからのお問合せ、苦情等の対応のための業務 共同利用する個人情報の項目 氏名、住所、電話番号、メールアドレスなど 共同利用する者の範囲 当社および当社の親会社ヒューリック株式会社 共同利用する個人情報の管理者 当社個人情報保護管理者 取得方法 電話、郵送、Ｅメールなどにより取得 - 当社は、利用目的の達成に必要な範囲で、個人情報に関する機密保持契約を締結している取引会社に個人情報を委託します。
- ご本人の判断により、個人情報の提供を拒否することができますが、その場合2項の利用目的を達成できない場合があります。
4．保有個人データ又は第三者提供記録の開示等について
保有個人データの利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去、第三者への提供の停止及び第三者提供記録の開示（以上を“開示等”という。）に誠実に対応いたします。手続きは下記の相談窓口までご連絡ください。ご請求内容を確認のうえ、書面で対応いたします。
なお、受託された業務に関わるご本人又は代理人より直接当社にご請求があった場合は、受託元のご担当者にご連絡の上、対処いたします。
※当該保有個人データ又は第三者提供記録の開示をご希望する場合は、紙又は電子メールでの開示が可能となります。「個人情報開示等申請書」に選択欄がございますので、紙又は電子メールでの開示をご指定下さい。指定がない場合は、紙での開示となりますので、ご了承ください。
5．開示等の手続きの方法
- 「個人情報開示等申請書」に必要事項をご記入の上、開示等申請していただきます。
- 弊社所有の個人情報をもとに、本人確認をさせて頂きます。
- 代理人からのお問い合わせの場合、委任状や印鑑証明をもって代理人であることを確認させて頂きます。
- お問合わせは、「個人情報開示等申請書」により下記連絡先へ郵送で承っております。
- 当該保有個人データの利用目的通知又は開示（第三者提供記録の開示を含む）をご希望の場合には、大変恐縮ですが1件につき1,000円の手数料を郵便切手にてお支払い願います。
- 「個人情報開示等申請書」により頂いた個人情報は、お問合わせをいただいたお客さまとの連絡に使用いたします。それ以外の使用はいたしません。
※「個人情報開示等申請書」が必要な場合は、以下の個人情報相談窓口にご連絡ください。
6．保有個人データの安全管理のために講じた措置
- 取得・利用、移送、保管、廃棄といった段階ごとに、取扱い方法や担当者及びその任務等について規程を策定し、定期的に見直しを実施しております。
- 保有個人データ（当社が取得し、又は取得しようとしている個人情報であって、保有個人データとして取り扱われることが予定されているものを含む。）の漏えい等、緊急事態に備え緊急連絡網を整備しております。
- 定期的な点検及び内部監査を実施しております。
- 定期的な教育を実施しております。
- 保有個人データ（当社が取得し、又は取得しようとしている個人情報であって、保有個人データとして取り扱われることが予定されているものを含む。）の漏えい、滅失又はき損の防止、その他保有個人データの安全管理のためアクセス権の設定、持出し制限、不正アクセス防止等の対策を実施しております。
7．個人情報の苦情・相談窓口
個人情報の開示等、及び苦情・相談の窓口を次に示します。
ヒューリックプロサーブ株式会社
個人情報相談窓口
〒103-0011
東京都中央区日本橋大伝馬町7-3
TEL：03-5623-8111
8．代表者及び個人情報保護管理者
当社の代表者及び個人情報保護管理者を次に示します。
代表者： 小沢 健
個人情報保護管理者： 横山 亮太
連絡先：
〒103-0011
東京都中央区日本橋大伝馬町7-3
制定日：2019年11月25日
改定日：2022年4月1日
改定日：2024年8月1日